En el día a día de atención telefónica es habitual recibir llamadas de clientes que todavía no están registrados en nuestro sistema. En estos casos, es fundamental crear el contacto en HubSpot antes de continuar con la gestión, ya que de lo contrario perderíamos la trazabilidad de la interacción y la información quedaría fuera del CRM.
Siempre que entre una llamada, el primer paso debe ser buscar al cliente en HubSpot utilizando el teléfono, el nombre o cualquier dato que nos haya facilitado. Si tras la búsqueda no aparece ningún resultado, significa que estamos ante un contacto nuevo y, por tanto, debemos crearlo.
Para ello, accede al apartado de contactos dentro de HubSpot y haz clic en “Crear contacto”.
Una vez dentro, es importante completar correctamente la información básica. El dato más relevante y obligatorio es el teléfono, ya que será la principal forma de identificar al cliente en futuras llamadas. Si el cliente facilita su nombre, también debe incluirse, y en el caso de clientes B2B, es recomendable añadir la empresa si se conoce.
Durante la conversación, si el cliente proporciona más información, como el correo electrónico, la localidad o cualquier otro dato relevante, debe añadirse en ese mismo momento. Cuanta más información tenga el contacto, más fácil será gestionar futuras interacciones y mejorar la calidad del servicio.
Una vez completados los datos, guarda el contacto y verifica que se ha creado correctamente en el sistema.
Es importante tener en cuenta algunas buenas prácticas. Antes de crear un contacto, asegúrate siempre de que no existe ya en el sistema para evitar duplicados. Revisa bien utilizando diferentes criterios de búsqueda, especialmente el teléfono. Además, es fundamental que el número esté correctamente formateado (por ejemplo, con prefijo +34) para facilitar futuras identificaciones.
También es importante no dejar contactos incompletos si se dispone de la información, y asegurarse de que la llamada o gestión queda correctamente asociada al contacto creado.
No seguir este proceso puede provocar pérdida de información, duplicidad de gestiones y errores en los informes, lo que impacta directamente en la operativa y en la experiencia del cliente.
En resumen, ante cualquier llamada en la que no se identifique al cliente en HubSpot, el procedimiento es claro: buscar, confirmar que no existe, crear el contacto y continuar con la gestión. Este paso, aunque sencillo, es clave para mantener un control adecuado de toda la actividad en el CRM.